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IMAP 服務使用說明

為提供用戶設備端更多元的電子郵件收送服務，除了傳統的 POP3 (Post Office Protocol 3) 服務外，資訊中心也提供較先進的 IMAP (Internet Message Access Protocol) 服務供用戶選擇。本文件將比較 IMAP 及 POP3 服務之差異，提供手機、平板、筆電及桌機等設備相互搭配的建議使用方案，列舉常用設備的郵件軟體 (Outlook、iPhone Mail、Android Mail 及ThunderBird) 使用 IMAP 服務的設定方法，並整理用戶最常遇到的問題與解答，希望能指引用戶快速的了解及轉換使用 IMAP 服務，歡迎參考使用。

常見問答

IMAP 與 POP3 之比較

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為何選用 IMAP 服務

主要是因為 IMAP 服務會將郵件保留在伺服器的信箱中，所以您可以從不同設備 (如手機、筆電、桌機或網路信箱) 來操作伺服器上的郵件，所有設備看到的郵件都是同步一致的。另外，當更換電腦時 ，使用 IMAP 服務可以不用煩惱郵件資料移轉之問題。

建議使用方案

如果您需要在不同設備上收發郵件，請參考下表之搭配建議，讓您隨時隨地利用各種設備來同步一致的操控信箱中之郵件：

設備 建議使用 設定與使用說明
iPhone 或 iPad IMAP iPhone 手機設定
Android 手機 IMAP Android 手機設定
筆電 Webmail 網路信箱使用說明
桌機 Webmail 網路信箱使用說明

然而，因為 IMAP 服務會將郵件保留在伺服器的信箱中，若久未清理，信箱恐會超出容量限制而影響收信。建議您參考「如何避免信箱爆掉」說明，隨時整理您的信箱。

如何設定 IMAP

本節提供常用設備的郵件軟體使用 IMAP 服務的設定方法 ，包含 Outlook、iPhone Mail、Android Mail 及 ThunderBird 等。

Outlook 設定

無 Outlook 帳戶的使用者，請參考下列步驟來新增 IMAP 帳戶：

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iPhone 手機設定

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Android 手機設定

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ThunderBird 設定

請依照下圖步驟進行帳號設定：
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Outlook 已有 POP3 帳戶，如何新增 IMAP 帳戶

在 Outlook 中，一個電子郵件地址只能建立一個帳戶。所以已有 POP3 帳戶的使用者，又要新增 IMAP 帳戶時，會出現「此電子郵件地址已新增」的告警。遇此情況，建議您先依下列步驟修改及停用原有的 POP3 帳戶，再來新增 IMAP 帳號。

註：修改及停用原有的 POP3 帳戶仍會保留原有資料夾及郵件，不會刪除。

Step 1：修改原 POP3 帳戶的電子郵件地址及帳戶名稱

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Step 2：停用原 POP3 帳戶，取消「傳送/接收」設定

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Step 3：新增 IMAP 帳戶。

如何整理信箱

當您打開信箱時，將會看到收件匣、草稿、寄件備份、垃圾郵件及垃圾桶等五個系統預設的資料夾，其功能說明如下：

郵件匣 功能
收件匣 存放新收進來的郵件
草稿 暫存正在編輯的郵件
寄件備份 存放已寄出的郵件
垃圾郵件 存放垃圾郵件
垃圾桶 存放被刪除的郵件

因收件匣的郵件數量會隨著時間而增長，若久未整理，將不利郵件之查找。建議您可以依寄件者、單位、專案、事件或年份…等來建立不同的資料夾，再將郵件拖拉搬移至自建的資料夾中分類存放及管理。

因在手機或平板上整理信箱的操作比較複雜不便，建議您在桌機或筆電上用網路信箱、Outlook 或 Thunderbird 來整理信箱。若使用網路信箱，可參考「Roundcube Webmail 網路信箱使用說明」來管理信箱資料夾。若使用 Outlook 或 Thunderbird，只要在資料夾上按滑鼠右鍵即可操作選單來新增、刪除或重新命名資料夾。以下是 Outlook 操作範例：

  1. 在師大信箱中新增「師大2019」資料夾
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  2. 挑選郵件拖拉搬移至「師大2019」資料夾
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如何下載郵件備存

因安全考量，若您想要下載伺服器上的郵件至個人設備中保存，建議您在桌機或筆電上用 Outlook 或 Thunderbird 來下載備份郵件，兩者的操作方式類似。以下是 Outlook 的操作範例：

  1. 參照前節說明，在師大信箱中新增「師大2019」資料夾及搬移郵件
  2. 將「師大2019」資料夾拖拉至個人設備之「我的 Outlook 資料夾」
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若您的 Outlook 找不到「我的 Outlook 資料夾」，可參考下列操作自行新增：
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如何避免信箱爆掉

因為 IMAP 服務會將郵件保留在伺服器的信箱中，若久未清理，信箱恐會超出容量限制而影響收信。建議您參考前兩節的說明，隨時整理信箱、下載郵件備存，刪除不要的郵件後，請記得還要清空「垃圾桶」。因為郵件刪除後會被搬到「垃圾桶」存放，讓您還有機會反悔，可從「垃圾桶」中找回郵件。必須清空「垃圾桶」，郵件真的銷毀後，信箱空間才會被釋放。

若使用網路信箱，可參考「Roundcube Webmail 網路信箱使用說明」來清理信箱，以下是 Outlook 的操作範例：

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